第 2 條
- 1各機關永久保存之檔案,自文件產生之日起屆滿二十五年者,應於次年移轉檔案中央主管機關管理。
- 2前項應移轉檔案中央主管機關管理之永久保存檔案,因檔案保存技術不足或典藏環境不佳、司法訴訟或其他正當理由,經檔案中央主管機關同意者,不受前項移轉年限限制,得提前移轉或酌予延長移轉期限。
- 3第一項永久保存檔案之移轉,以案卷為單位;其移轉期限之計算,以文件產生日最晚者為準。
第 4 條
- 1各機關移轉永久保存之檔案,以每年辦理一次為原則。
- 2屆滿移轉年限之檔案,移轉前各機關應先辦理檔案保存價值鑑定,經鑑定仍具永久保存價值者,應編製檔案移轉目錄,併同鑑定報告,依本法施行細則第十條第一項各款所定程序,函送檔案中央主管機關審核。
- 3前項目錄應記載下列事項:
- 一、年度號、分類號、案次號。
- 二、卷數。
- 三、案名。
- 四、檔案產生者。
- 五、案卷內文件起迄日期。
- 六、屬機密檔案者,其機密等級。
- 七、案情摘要。
- 八、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者,其儲存媒體型式。
- 九、其他經檔案中央主管機關指定事項。
- 4機關檔案非以案卷層級著錄,而已依案件編目完成者,其檔案移轉目錄,應記載下列事項:
- 一、檔號。
- 二、案名。
- 三、案由。
- 四、來(受)文者。
- 五、文件產生日期。
- 六、有附件者,其名稱及數量。屬機密檔案者,得不著錄附件名稱。
- 七、屬機密檔案者,其機密等級。
- 八、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者,其儲存媒體型式。
- 九、其他經檔案中央主管機關指定事項。
- 5檔案移轉目錄格式,由檔案中央主管機關另定之。
第 6 條
- 1移轉檔案,應由移轉機關備函,並派員將檔案送達檔案中央主管機關指定之場所,由交接人員按檔案移轉目錄,詳細清點核對後,作成交接紀錄。
- 2前項交接紀錄,應載明下列事項,由交接人員簽名或蓋章後,送移轉機關及接管機關首長簽名或蓋章,並加蓋機關印信,由移轉機關與接管機關各執一份存查:
- 一、移轉機關及接管機關。
- 二、交接人員職稱及姓名。
- 三、移轉檔案內容及數量。
- 四、移轉時間及地點。